Tietosuojaseloste Suomisport

SELOSTE HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTOIMISTA

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Canoa r.f. (”Canoa”)
Osoite: Canoa c/o Ukkonen, Ristiaallokonkatu 3 B 21 02320 Espoo
Seuran nettisivujen osoite: www.canoa.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Kari Ukkonen
Yhteyshenkilön sähköpostiosoite: puheenjohtaja.canoa@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Suomisport-palvelun melontaseura Canoan oma rekisteri.

Tämä tietosuojaseloste koskee Suomisport-palvelua ja seuran käsittelemiä Sporttitilien tietoja. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten seura käsittelee rekisterinpitäjänä henkilöiden Sporttitilien tietoja.  

4. Rekisterin kuvaus

Suomisport on Suomen Olympiakomitean ja suomalaisen urheiluyhteisön yhteinen urheilu- ja liikuntapalvelu. Suomisport-palvelun kautta rekisteröity voi hankkia erilaisia liikunta- ja urheilupalveluja kuten kilpailulisenssejä, vakuutuksia ja seurajäsenyyksiä sekä ilmoittautua erilaisiin tapahtumiin. Henkilö hallinnoi itse omia tietojaan ja rekisterinpitäjä sekä henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle ilmoitettuun käyttötarkoitukseen.

Suomisport-palveluun voidaan integroida liikuntaan ja urheiluun liittyviä palveluja. Nämä palvelut hyödyntävät Suomisportin henkilötietoja, jos henkilötietojen käsittelyyn on oikeusperusta. Esimerkiksi kilpailulisenssin henkilötietoja hyödynnetään kilpailujärjestelmässä.

KERÄTTÄVÄT TIEDOT

Suomisport-palveluun rekisteröityneiltä käyttäjiltä kerätään aina seuraavat tiedot: kieli, nimi, henkilötunnus, kansalaisuus, Sportti-ID-numero (järjestelmä luo numeron ensimmäisen rekisteröitymisen yhteydessä yhdessä rekisteröityneen Sporttitilin kanssa) puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite ja maa. Jos rekisteröitynyt henkilö luo alleen huollettavan ja tekee hankintoja huollettavansa puolesta, kerää Suomisport vastaavat tiedot huollettavasta.

5. Henkilötunnuksen antamisen perusteet ja henkilötunnuksen käyttö

Palveluun rekisteröidytään sähköpostilla tai matkapuhelinnumerolla. Henkilötunnus pyydetään rekisteröitymisen yhteydessä. Henkilötunnuksen avulla palvelu identifioi yksiselitteisesti rekisteröidyt henkilöt ja luo heille henkilökohtaisen sportti-ID-tunnuksen ja Sporttitilin. Identifiointi on rekisteröityjän oma etu, sillä näin palvelu tunnistaa henkilön ja varmistaa, ettei oma henkilöllisyys mene sekaisin toisen rekisteröityjän kanssa. Henkilötunnuksen kerääminen yksiselitteiseen identifiointiin on palvelussa tarpeellista ja lainmukaista.

Suomisport-palvelun käsittelijät eivät näe eivätkä käsittele rekisteröityjen henkilötunnuksia. Henkilötunnus näkyy vain rekisteröityjälle itselleen sekä Suomisport-järjestelmän Suomen Olympiakomitean pääkäyttäjälle virheiden korjaamista varten.

6. Henkilötietojen käsittely ja käyttö

SPORTTITILIN HENKILÖ- JA KÄYTTÖTIETOJEN KÄYTTÖ

Canoa käyttää Suomisport -palvelua tiedottamiseen, jäsentietojen hallinnointiin ja maksujen, kuten jäsen-  ja käyttöoikeusmaksujen, keräämiseen. Ryhmätoiminnallisuuksia hyödynnetään tapahtumien luomiseen, tapahtumailmoittautumisten ja tapahtumamaksujen keräämiseen. Ryhmätoiminnallisuuksia voidaan hyödyntää myös muiden maksujen, kuten kajakkipaikkojen tai käyttöoikeusmaksujen keräämiseen.

Henkilön Suomisport-profiiliin voidaan lisätä meriittityyppisiä tietoja, kuten valmentajakoulutustietoja. Näitä tietoja itsestään rekisteröityjä voi tarkastella mutta ei itse hallinnoida. Meriittitietoja voivat hallita seuran pääkäyttäjät tai seurakäyttäjät sekä Suomisport-palvelun pääkäyttäjä. Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä voidaan pyytää ilmoittautujalta myös muita tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten erityisruokavaliota tai uimataitoa. Niitä ei kuitenkaan tallenneta henkilön profiilitietoihin vaan tiedot poistetaan tapahtuman päätyttyä.

Canoan järjestämien tapahtumien osallistujat näkevät toistensa nimet ja ilmoittautumisen tilan. Ryhmät, jotka on perustettu muuhun käyttöön kuin tapahtumiin, käytetään ainoastaan ryhmän hallintaan, maksujen keräämiseen ja viestintään, eivätkä ryhmäläiset näe toisten nimiä eikä tietoja.

Sporttitilin henkilötietojen käsittely tapahtuu niiden palveluntarjoajien henkilötietojen käsittelijöiden toimesta, joille on myönnetty järjestelmän käyttöoikeus. Henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle asioinnin yhteydessä ilmoitettuun lainmukaiseen käyttötarkoitukseen. Jokainen henkilötietojen käsittelijä on sitoutettu käyttöehdoin Suomisportin käyttöön ja tietosuojaan. 

Suomisport-palvelun pääkäyttäjä käsittelee henkilötietoja tarvittaessa rekisterin ylläpitoon sekä virhetilanteiden korjaamiseen liittyvissä asioissa. Suomisport-palvelu voi käyttää rekisteröityjän henkilötietoja informoidakseen rekisteröityneitä itse Suomisportissa tarjolla olevista liikunnallista elintapaa edistävistä asioista, tavaroista tai palveluista.

Sporttitilin henkilötietoja ja Suomisport-palvelun asiointitietoja voidaan käyttää anonymisoituna tilastotietona tutkimus- ja viranomaistarkoituksiin.  

Lisäksi verkkoanalytiikkatyökalu Google Analytics käyttää evästeitä tilastotietojen keräämisessä. Tietoja kerätään, jotta voidaan analysoida kävijämääriä, sisällön kiinnostavuutta ja palvelun käyttötapoja sekä kehittää palvelua. Google Analyticsin keräämät, tallentamat ja analysoimat
tiedot eivät sisällä henkilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja. Google hallinnoi näitä tietoja tietosuojakäytäntönsä mukaisesti. 

TIETOJEN VÄLITTYMINEN

Asioidessaan Suomisport-palvelussa rekisteröityjän henkilötietoja välittyy tai niitä käytetään esimerkiksi vakuutusta hankittaessa tai tietojen siirtyessä kilpailujärjestelmiin. Jokaisen tiedon siirtyminen kerrotaan rekisteröityjälle kyseisen palvelun kohdalla erikseen. Rekisteröityjälle informoidaan siten palvelukohtaisesti henkilötietojen käytöstä ja käsittelystä. Jos tietojen käyttö ei perustu muuhun oikeusperusteeseen, kysytään rekisteröityjältä erikseen suostumus tietojen käyttöön, kyseisen palvelun käyttötarkoituksen mukaisesti.

MARKKINOINTILUPA

Rekisteröity voi halutessaan antaa suostumuksensa tietojen käyttämiseen kolmansille osapuolille suoramarkkinointiin.

7. Palveluntarjoajien sitouttaminen tietosuojaan  

Teknisen toimittajan kanssa on toimitussopimus, jossa noudatetaan seuraavien sopimusten mukaisia tietoturvan ja tietosuojan sekä henkilötietojen käsittelyn ehtoja: IT2015 YSE-yleiset sopimusehtoja (kohta 8 ) ja sopimus IT2015 ETP-erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista (kohdat 13 ja 14) sekä IT2018 EHK – yleisehtoja. Palveluntarjoaja täyttää ISO-9001 standardin. Maksupalvelujen tarjoajan kanssa noudatetaan kauppiaan yleisissä sopimusehdoissa kohdassa 10 ”Toiminnallisuus ja tietoturva” sekä yleisissä sopimusehdoissa määriteltyjä mahdollisia muita ehtoja tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä.

Suomisport-palvelujen tarjoajat eli muut rekisterinpitäjät kuten lajiliitot ja seurat, sitoutetaan käyttäjäsitoumuksin Suomisportin tietosuojaperiaatteisiin.

Vakuutusyhtiöt tai muut palveluntarjoajat sitoutetaan sopimuksin Suomisportin tietosuojaperiaatteisiin.

 8. Henkilötietojen tarkistaminen ja muokkaaminen

Palveluun rekisteröitynyt käyttäjä näkee itse omat tietonsa ja voi hallinnoida ja ylläpitää niitä. Järjestelmän Olympiakomitean pääkäyttäjä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä.

 9. Omien tietojen poistaminen

Suomisporttiin integroiduilla palveluilla on oikeus rekisteröityjän tietoihin kyseisen palvelun voimassaolon ajan.

Rekisteröityjän Sporttitilin profiilitiedot jäävät Suomisport-järjestelmään. Rekisteröityjä voi muokata omia tietojaan ja/tai pyytää omien tietojen Sporttitilin täydellistä poistoa siirtymäajan puitteissa. Jos rekisteröityjä katsoo, ettei jatkossakaan tarvitse Suomisportin laajoja urheilupalveluja, voi tietojen poistoa pyytää osoitteella: suomisport@olympiakomitea.fi

Järjestelmä poistaa passiiviset käyttäjät automaattisesti viiden vuoden sisällä.