Integritetspolicy Suomisport

BESKRIVNING AV BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER

1. Registersansvarig

Namn: Canoa r.f. (”Canoa”)
Adress: Canoa c/o Ukkonen, Korssjögatan 3 B 21 02320 Esbo
Föreningens webbadress: www.canoa.fi

2. Kontaktperson i ärenden gällande registret

Namn: Kari Ukkonen
Kontaktpersonens email: puheenjohtaja.canoa@gmail.com

3. Registrets namn

Register för paddlingsförening Canoas Suomisport-tjänsten. 

Denna dataskyddsbeskrivning gäller Suomisport-tjänsten och de uppgifter i Sportkontona som lagts in för tjänsten. I denna dataskyddsbeskrivning beskrivs hur föreningen behandlar personuppgifterna i Sportkontona i egenskap av personuppgiftsansvarig. 

4. Beskrivning av registret

Suomisport är Finlands Olympiska Kommittés och den finska idrottsgemenskapens gemensamma idrotts- och motionstjänst. En person skapar sig själv ett konto i Suomisport-tjänsten, dvs. ett Sportkonto. Med Sportkontot kan personerna uträtta ärenden i tjänsten och hantera sina egna uppgifter. 

Genom att använda Sportkontot kan den registrerade tillhandahålla sig de olika motions- och idrottsrelaterade tjänsterna som erbjuds, såsom tävlingslicenser, försäkringar, föreningsmedlemskap och föreningarnas produkter och tjänster, samt anmäla sig till olika evenemang. Med hjälp av Sportkontot kan personen själv ta hand om sin egen och sina underhållsberättigades idrottsvardag genom nättjänsten och mobilappen. 

När personen uträttar ärenden med olika av Suomisports tjänster får personuppgiftsansvarige, dvs. tjänsteleverantörerna (såsom grenförbundet eller idrottsföreningen) och deras personuppgiftsbiträden användningsrätt till den registrerades uppgifter för en viss tid, för det lagstadgade användningsändamålet som den registrerade informeras om i samband med att de uträttar sina ärenden. Användningsändamålet har beskrivits i tjänsteleverantörernas egna beskrivningar om behandlingen av personuppgifter. 

UPPGIFTER SOM SAMLAS IN

För förvaltningen av den registrerades egen tjänst samlas följande personuppgifter in i Suomisport-profilen: språk, namn, personbeteckning, nationalitet, Suomisport ID-kod, telefonnummer, e-postadress, adress och land.
Ifall den registrerade vill göra anskaffningar på sin underhållsberättigades vägnar i Suomisport-tjänsten, samlar Suomisport-tjänsten in motsvarande uppgifter om den underhållsberättigade.

5. Grunderna till insamlingen av personbeteckningar och användningen av personbeteckningen

Personbeteckningen används enbart som ett sätt att individualisera personen i samband med skapandet av kontot, utgående från vilken var och en får sitt eget personliga Sport-ID och Sportkonto. Det är nödvändigt och lagenligt att samla in personbeteckningar i tjänsten i individualiseringssyfte. 

Personbeteckningen som ombes i samband med skapandet av Sportkontot vidareförmedlas inte och behandlas inte i Suomisport-tjänsten. Suomisport-tjänstens personuppgiftsbiträden varken ser eller behandlar de registrerades personbeteckningar. Personbeteckningen visas vid behov enbart åt Suomisport-tjänstens huvudanvändare för att korrigera fel. 

6. Behandling och användning av personuppgifter

ANVÄNDNING AV PERSON- OCH ANVÄNDNINGUPPGIFTERNA I SPORTKONTOT

Canoa använder Suomisport– tjänsten för informering, upprätthållande av medlemsuppgifter och betalningar som t.ex. medlems- och kajakplatsavgifter. Gruppfunktionerna utnyttjas för att grunda tillställningar, anmälningar till tillställningar och insamling av avgifter relaterade till tillställningar. Gruppfunktionerna kan även användas för att samla in andra avgifter, som kajakplats- eller kajakanvändningsavgifter.

Man kan lägga till merituppgifter på en persons Suomisport-profil som t.ex. tränarkompetensuppgifter. Dessa uppgifter kan personen själv kolla men inte uppdatera. Merituppgifterna kan föreningens huvudanvändare eller föreningsanvändare och Suomisport-servicens huvudanvändare uppdatera. I samband med anmälning till tillställningar kan man också be om extra uppgifter som specialdiet eller simkunskap. Dessa uppgifter sparas inte i personprofilen utan raderas då tillställningen är slut.

Deltagare av tillställningar som arrangeras av Canoa kan se varandras namn och anmälningens  status. Grupper som är grundade för annat än tillställningar används endast för upprätthållande av grupper, insamling av avgifter och informering. Gruppmedlemmarna ser inte varandras namn eller uppgifter.

Behandlingen av Sportkontots personuppgifter utförs av tjänsteleverantörernas personuppgiftsbiträden som har getts användningsrätt till systemet. Personuppgiftsbiträdena får användningsrätt till den registrerades uppgifter för enbart en viss tid, för det lagenliga användningsändamålet som i samband med ärendet meddelades åt den registrerade. Varje personuppgiftsbiträde har förbundit sig till Suomisports användarvillkor och dataskydd. Alla tjänsteleverantörer är förpliktade att beskriva behandlingen av personuppgifterna i sina egna register. 

 Suomisport-tjänstens huvudanvändare behandlar vid behov personuppgifterna i frågor som gäller upprätthållande av registret samt för att korrigera fel. Suomisport-tjänsten använder den registrerades personuppgifter för att informera de registrerade om saker, produkter eller tjänster som främjar en motionsrik livsstil och som finns tillgängliga inom själva Suomisport-tjänsten. 

Sportkontots personuppgifter och uppgifter om uträttandet av ärenden i Suomisport-tjänsten kan användas som anonymiserade statistikuppgifter för forsknings- och myndighetsändamål. Dessutom använder webbanalysverktyget Google Analytics webbkakor för att samla in statistikuppgifter. Uppgifterna samlas in för att analysera antalet besöker, hur intressant innehållet är och sätten som tjänsten används, i avsikt att utveckla tjänsten. De uppgifter som Google Analytics samlar in, lagrar och analyserar innehåller inga uppgifter som kan användas för att identifiera en person. Google förvaltar dessa uppgifter enligt dess egna dataskyddspraxis.

FÖRMEDLING AV UPPGIFTER

Medan man uträttar sina ärenden i Suomisport-tjänsten förmedlas eller används de registrerades personuppgifter till exempel när man tecknar en försäkring eller när uppgifterna förmedlas till tjänsteleverantörernas tävlingssystem. Man meddelar skilt den registrerade om förmedlingen av varje uppgift i samband med tjänsten. Det vill säga att den registrerade får tjänstespecifik information om användningen och behandlingen av sina personuppgifter. Om användningen av uppgifterna inte direkt har en rättslig grund, ber man skilt av den registrerade om samtycke till att använda uppgifterna i enlighet med användningsändamålet för tjänsten i fråga. 

MARKNADSFÖRINGSTILLSTÅND

Den registrerade kan ifall hen önskar ge sitt samtycke att använda sina uppgifter för tredje parters direktmarknadsföring.

7. Tjänsteleverantörers förbindelse till dataskydd

Vi har ett leveransavtal med den tekniska leverantören, i vilket tillämpas de villkor för datasäkerhet och -skydd och behandlingen av personuppgifter som finns i följande avtal: IT2015 YSE-allmänna avtalsvillkor (punkt 8) och IT2015 ETP-särskilda villkor om tjänster som förmedlas via datanät (punkter 13 och 14) samt IT2018 EHK-allmänna villkor. Tjänsteleverantören uppfyller ISO-9001-standarden. 

Med betalningstjänstens leverantör, iakttas de allmänna avtalsvillkoren (för näthandel), punkt 10 om funktionalitet och dataskydd, samt villkoren i avtalsbilagan.  Alla tjänsteleverantörer, det vill säga övriga personuppgiftsansvariga och personuppgiftsbiträden, förbinds genom avtal till Suomisports dataskyddsprinciper. 

8. Kontroll och ändring av personuppgifter

De som registrerats till tjänsten kan se sina egna uppgifter och kan förvalta och upprätthålla dem. Systemets huvudanvändare kan modifiera uppgifterna för att korrigera fel.

9. Radering av egna uppgifterna

Suomisports tjänsteleverantörer (grenförbundet, föreningen) har rätt att använda den registrerades personuppgifter under den ifrågavarande tjänstens giltighetstid.

Den registrerades personuppgifter förblir i Suomisport-tjänsten på personens eget Sportkonto. Den registrerade kan be om att radera Sportkontot efter att övergångstiden upphört på adressen suomisport@olympiakomitea.fi. 

Systemet raderar automatiskt personuppgifter från sådana Sportkonton som inte har varit aktiva på fem år.